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クールオフ幹事ノウハウ

オフの記事を書く前に今後の若い世代に幹事をやってもらうために、幹事のノウハウをまとめてみました。
クールオフは関東でやらなきゃいけないものでもないので、関西クールオフ、四国クールオフ、九州クールオフ、東北クールオフ、北海道クールオフとか誰か立ち上げてくれないかしら。
テンプレートとこのノウハウがあれば大丈夫。
クールオフは幹事持ち回り制で行っています。
5年も経過すると新しめのメンバーも増えてきましたが、いまだ初期メンバー中心で幹事を回している状態です。
そろそろ、新世代のメンバーにも幹事ローテーションに入ってもらいたいので、クールクールオフで幹事のノウハウをまとめてみました。
結構長くなったので全部が全部守る必要はないですが、一読しておくだけでもだいぶ楽かと思います。
他の幹事経験者もなにかあれば補足してくださると助かります。

■イベント作成
・イベントを作成するのは「遅くとも」2週間前には行ないましょう。早ければ早いほどGood
 社会人参加者は予定があいているうちに、クールオフの予定を入れたいのです。
・イベントの文章は前回のものをコピペして、多少修正するだけで大丈夫です。

■1次会予約
・2週間前には予約を入れましょう。
・前回の参加者をもとに概算人数を伝えておき、部屋の確保をしておきましょう
・カラオケで必要な10人のスペースと、TCGで必要な10人のスペースは違います。
 1次会は予約なし参加もあるので、少し多めに伝えて大きめな部屋を確保しましょう。
・ギリギリになって突然参加者が増えるなど、予約していたお店が使えなくなるハプニングもあります。
 そのときは冷静に他の店を探しましょう。 (だから、はやめに参加表明をと訴えてるのです。)

■2次会予約
・お店は美味しそうな店を探しましょう。初めての幹事なら、過去のオフでよかった店がいいでしょう。
・1次会終了から2次会開始の時間はよく考えて設定しましょう。
 前のお客様の席があかないというケースがあるため、時間ぴったりに誘導する必要があります。
・2週間前には予約を入れましょう。12月の忘年会シーズンはもっと早めに予約しないと地獄を見ます。

○予約するとき
・概算人数を伝え、正確な人数はいつまでに伝えればよいか確認しましょう
・予約人数より増えても対応ができるか確認しましょう(突然の2次会参加希望にも対応できます)
・当日に予約人数が減った時、キャンセル料が発生するか確認しましょう。
 料金が発生する場合は覚悟が必要です。
 (今だから告白。当日ドタキャンされて、キャンセル料分を皆の呑み代に上乗せさせてもらったことがあります。  申し訳ない>各位)

■当日
・万が一緊急で欠席するときは、常連の誰かに連絡をして幹事を代行してもらいましょう。
 1次会と2次会の予約名があれば、他の情報はイベントに書いてありますので、対応できます。
・お釣りが必要になります。1000円札は多めに持っておきましょう(飲み代によっては小銭も)
・2次会の場所がわかりにくいときは、当日朝などに現地へ行って確認しておきましょう。
・幹事は最低10分前には現場に到着しましょう。
 遅刻は言語道断。他の参加者が何もできずに店の前でオロオロすることになります。
 万が一遅刻するときは、常連に連絡し対応してもらいましょう。
・道に迷った新規さんを案内したり、遅刻者が部屋に入ってこられるようイベントに部屋番号を書き、
 全員が滞り無く参加できるよう気を配りましょう。
・デュエルに夢中になりすぎず、お昼の注文など忘れないようにしましょう
・デュエルに夢中になりすぎず、終了の時間に気を配りましょう。
・会計のときに割り勘の計算も必要です。その時間を計算にいれておきましょう。
・忘れ物のチェックも重要ですが、幹事はお金の仕事の方が重要です。
 信頼できそうな人に忘れ物のチェックを頼むのが得策です。
・1次会会場から2次会会場までスムーズに移動させるのは結構大変です。
 おしゃべりに夢中になって遅れてる人がいないか気を配りましょう。
 自分がおしゃべりに夢中になることだけはないように

■参加者としての注意
円滑にオフ会をすすめるために、幹事の仕事は意外と大変です。
幹事もあなたと同じ参加者の一人にすぎません。
率先して大変な仕事をしてくれる幹事に感謝すると共に、幹事の運営を助けていきましょう。

・お札は崩して持って行く
 1万円札でお釣りちょうだいと言われると面倒です。1000円札に崩しましょう。
・遅刻しない
 基本です。遅刻するときは連絡しましょう。
・話を聞く
 幹事が何か言ってる時は、きちんと話を聞きましょう
・他の人をフォローする
 幹事の話を聞いてない人には注意する。
 2次会の移動中おしゃべりに夢中で遅れている人に、追いつくよううながす。
・幹事の仕事もやる
 お金の計算やカウントなど、幹事が戸惑うことや少し人手が欲しいこともあります。
 率先して幹事を助けてあげましょう。

幹事の運営を皆で支えあっていけば、あなたが幹事の時も皆が支えてくれます。
幹事を頼まれるということは、信頼ができそうな人だと認められた名誉なことでもあります。

私も飲み会好きではなかったので、幹事経験はクールオフで鍛えられました。
幹事をやる人が増えれば増えるほど一人の負担が減ります。
最初からうまくやる必要はありません。幹事経験の少ない人は遠慮無く常連に頼ってください。
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Author:Kanju
デュエリストとしての力を生贄にし、シャドーボックスの人として覚醒。かつてはマイアース2009年東日本チャンピオンになるほどの強豪プレイヤーだった(参加者10名)

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kanju■fine.ocn.ne.jp(■を@に)

各種展示会等に出させてもらってます。展示、メディア紹介実績こちら
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